Вы здесь

Обобщение результатов проверок исполнения правил нотариального делопроизводства нотариусами Республики Алтай, занимающихся частной практикой, проведенных Управлением Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Алтай за 2017 год

Во исполнение пункта 11.5 Плана основных организационных мероприятий Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Алтай на II полугодие 2017 года, утв. приказом Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Алтай (далее – Управление) от 19.06.2017 № 53,и пункта 6 Плана работы отдела по делам некоммерческих организаций, контролю и надзору в сфере адвокатуры, нотариата, государственной регистрации актов гражданского состояния Управления на IIполугодие 2017 года, утв. начальником Управления19.06.2017, изучены и обобщены результаты проверок исполнения правил нотариального делопроизводства нотариусами, занимающимися частной практикой в Республике Алтай, за 2017 год.

Настоящее обобщение проведено в целях:

- определения эффективности проверок деятельности нотариусов Республики Алтай по исполнению правил нотариального делопроизводства, проводимых Управлением;

- выявления типичных нарушений, Правил нотариального делопроизводства (приказ Минюста России от 19.11.2009 № 403)  действующих в проверяемый период, (далее – Правила № 403), новых правил (приказ Минюста России от 16.04.2014 № 78) (далее – Правила № 78),  приказов Минюста России  от 10.04.2002 № 99 «Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках, и свидетельствуемых документах»  (далее – приказ Минюста № 99) и от 27.12.2016 № 313 «Об утверждении форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядка их оформления» (далее – Приказ Минюста № 313), совершаемых нотариусами при ведении делопроизводства;

- изучения положительных сторон и проблемных вопросов нотариальной практики.

Основой обобщения явились справки по итогам проверок.

Проверки проводились согласно плану (графику) проведения проверок исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, Республики Алтай, правил нотариального делопроизводства на 2017 год, согласованного с Нотариальной палатой Республики Алтай  (далее – НПРА) и утвержденного приказом Управления от 28.10.2016 № 118 с изменениями, внесенными приказами Управления от 18.05.2017 № 41 и от 25.07.2017 № 65.

В порядке реализации контрольных функций, определенных ст. 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (далее – Основы), в соответствии с вышеназванным планом проверок Управлением в 2017 году  проведено 7  плановых проверок деятельности нотариусов на предмет соблюдения правил нотариального делопроизводства (в 2016 –6). Повторные и внеплановые проверки не проводились.

Из  7 проведенных проверок, 4проверки носили выездной характер (проверялась деятельность по исполнению Правил нотариусами Баркышевой З.Ч. (Усть-Канский нотариальный округ, Бачимовой Э.Г.(Улаганский нотариальный округ),  Кудаш А.С. (Усть-Коксинский нотариальный округ) и Кожановой Д.Б. (Кош-Агачский нотариальный округ);  2 проверки проведены в Майминском нотариальном округе (нотариусы Пушкарева Т.А., Дударев Г.В.) и 1 проверка в  нотариальном округе город Горно-Алтайск (Кыдрашев В.Б.).

Проверочные мероприятия осуществлялись в соответствии с вышеназванными Правилами нотариального делопроизводства.

Персональные составы комиссий и даты начала проверок утверждались приказами Управления по согласованию с НПРА по каждой проверке отдельно. Нотариусы, подлежащие проверке, извещались о дате прибытия проверяющих не позднее, чем за 5 рабочих дней до намеченной даты проверки.

В ходе проверки члены комиссии проверяли правильность ведения документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий, соблюдения форм нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей.

Проверяющими изучались документы, находящиеся в производстве нотариуса, в том числе номенклатуры дел, дела нотариуса, образовавшиеся в его деятельности, итоговые записи о количестве и категориях дел, находящихся в производстве, реестры для регистрации нотариальных действий, книги и журналы, описи дел постоянного и временного хранения, акты приема - передачи дел, акты уничтожения дел. Комиссией также проверялось соблюдение требований к печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, штампам и бланкам нотариуса.

Комиссией проверялись и наличие дел, соответствующих утвержденной номенклатуре; формирование и оформление дел; соответствие количества реестров для регистрации нотариальных действий, полученных нотариусом и имеющихся у нотариуса; условия, созданные нотариусами для временного хранения дел, в том числе наследственных дел, реестров, книг, журналов.

Анализ результатов проверок показывает, что делопроизводство нотариусами Республики Алтай в целом осуществляется в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации.

При  этом нотариусами допускаются отдельные нарушения Правил и иных приказов Минюста России  в сфере нотариального делопроизводства.

Так, в нарушение п. 51 Правил № 78 в номенклатурах дел нотариусами не всегда указываются сроки хранения дел, количество томов, а также отметки о переходящих и не начатых делах. Кроме того, одним  нотариусом не  была представлена номенклатура дел на 2014 год (со слов нотариуса, на момент проведения проверки была утеряна);

-  в нарушение п. 63, 69 Правил № 78 номенклатуры на 2013-2016 год у одного из нотариусов сформированы в один наряд;

-  выявлены случаи  нарушения п.71 Правил № 403, п. 69 Правил № 78 поскольку номенклатуры дел не были прошиты и не подготовлены для хранения;

- итоговая запись номенклатуры дел заполнялась не в соответствии с утвержденной формой (приложение № 9 Правил № 78) (запись не заверяется печатью нотариуса, отсутствует подпись нотариуса).

Учитывая большую практическую ценность нотариальных документов, а также наличие у нотариусов документов временного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, особым предметом изучения при проверках явились вопросы условий хранения и подготовки документов к последующему хранению.

Проверяющими отмечен достаточно хороший  уровень технического оснащения нотариальных контор, а также созданные условия для временного хранения дел. В большинстве случаев документы нотариусов хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность: выделены отдельные помещения под архив, приобретены металлические шкафы и стеллажи, дела обработаны в соответствии с установленными требованиями.

Вместе с тем, имеют место отдельные нарушения  п. 66 Правил № 403 и п. 64 Правил № 78.

 Для учета документов и контроля за их исполнением, нотариусами ведутся Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции, а также Журнал организационно-распорядительных документов.

При оформлении и ведении вышеуказанных журналов некоторыми нотариусами допускаются следующие нарушения:

- документы систематизируются с нарушением хронологического порядка, установленного п. 57 Правил № 78;

- отсутствуют регистрационные номера и даты в Журнале входящей корреспонденции, что не соответствует требованиям  п. 22 Правил № 78;

- Журнал организационно-распорядительных  документов не соответствует форме приложения № 1 Правил.

Кроме того, в нарушение п. 91 Правил № 78 на оборотной стороне последних листов вышеназванных журналов не имеется записи о количестве пронумерованных и сшитых листов, подписи должностного лица и оттиска печати НПРА.

В ходе проверок Алфавитных книг  учета завещаний,  Алфавитных книг учета наследственных дел и Книг учета наследственных дел выявлены недостатки, допускаемые некоторыми нотариусами при их оформлении и заполнении. 

Так,  в нарушение п. 64 Правил № 78 на обложках Алфавитных книг указан только год начала книги, а не дата первого документа, включенного в дело. Имеются расхождения сведений из документов, приобщенных в наследственном деле и сведений в соответствующих графах Алфавитной книги (дата смерти наследодателя). В  нарушение      п. 91 Правил № 78 на оборотной стороне последних листов вышеназванных книг  отсутствует запись о количестве пронумерованных и сшитых листов, подписи должностного лица и оттиск печати НПРА.

Согласно ст. 50 Основ все нотариальные действия, совершаемые нотариусом, регистрируются в реестре для регистрации нотариальных действий.

Форма реестра для регистрации нотариальных действий утверждена Приказом Минюста № 99, а с 09.01.2017 Приказом Минюста  № 313.

Порядок ведения и заполнения реестров для регистрации нотариальных действий установлен в правилах нотариального делопроизводства и Приказе № 313.

При проверке оформления и ведения реестров для регистрации нотариальных действий выявлено следующее:

- в нарушение п. 176 Правил№ 403,  п. 168 Правил № 78  и Приказа Минюста           № 313 некоторыми нотариусами и их работниками записи в реестрах ведутся неразборчивым почерком и неаккуратно;

 - в нарушение п. 169 Правил№ 78 поправки, внесенные в реестр, не оговариваются и (или) заверяются подписью нотариуса без проставления даты и (или) без проставления оттиска печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации; незаполненные строки не прочеркиваются;

- в нарушение п. 170 Правил № 78 при допущении ошибок в нумерации не составляется акт о сбое нумерации;

- в нарушение п. 174 Правил № 78 при совершении нотариального действия от имени юридического лица не всегда соблюдается порядок идентифицирующих сведений;

- в нарушение п. 174 Правил № 78 в графе 3 реестров при совершении нотариального действия от имени физического лица не указывается дата его рождения;

- причина, по которой лицо, обратившееся за совершением нотариального действия, не может расписаться собственноручно в нарушение п. 174 Правил № 78 не указывается, либо указывается не в полном объеме;

- в нарушение п. 176 Правил № 78 и п. 12 Приказа № 313 в графе 5 некорректно указывается содержание нотариального действия;

- в нарушение п. 177 Правил № 78 и п. 17 Приказа Минюста № 313, в графе 6 не всегда указывается сумма, взысканная нотариусом за услуги правового и технического характера, а также основания для возвращения уплаченной суммы полностью или частично и размер предоставленной льготы в рублях;

- имеются случаи нарушения п. 17 Приказа № 313 в части не указания цифрами сумм, полученных нотариусами на оказание услуг правого и технического характера;

- в нарушение п. 178 Правил№ 78 в графе 7 и в нарушение п. 18 Приказа Минюста № 313  в графе 8 реестров имеются случаи отсутствия инициалов, фамилий и подписей лиц, обратившихся за совершением нотариального действия;

- в нарушение п. 98 Правил  № 403 и п. 91 Правил № 78 не во всех реестрах на оборотной стороне имеются записи о количестве пронумерованных и сшитых листов, дате их выдачи и регистрационном номере;

- в нарушение п. 169  Правил № 78 внесенные в реестры поправки (дописки, приписки, исправления) не заверяются подписью нотариуса с проставлением даты и оттиска печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;

- нарушение п.п. 172-178 Правил № 78 допускаются случаи невнесения записей в реестры в полном объеме (выявлены незаполненные строки).

По результатам проверок наследственных дел Управлением отмечено следующее.

Наследственные дела в основном оформляются нотариусами в соответствии с требованиями законодательства. В дела приобщаются документы, подтверждающие время, место открытия наследства, документы, устанавливающие круг наследников, а также подтверждающие состав наследственного имущества и принадлежность его наследодателю.

Вместе с тем, выявлены отдельные нарушения при оформлении и формировании наследственных дел:

- в нарушение п. 66 Правил № 402 и п. 64 Правил № 78 некоторые наследственные дела  помещались не в твердую обложку, а находились в мультифоре;

 - в нарушение п. 69 Правил № 78 отсутствовала нумерация страниц,  прошивка листов, обложка дел не была оформлена в соответствии с п. 130, 133 Правил № 78;

- на обложке наследственных дел выявлены случаи неверного проставления даты его открытия;

- в нарушение п.133 Правил № 78 в наследственных делах не всегда соблюдался порядок группировки документов;

- в нарушение п. 79 Правил № 78, имеются нарушения в части несоблюдения требований к брошюровке дел (на месте скрепления листов дела отсутствуют печати нотариуса, запись о количестве прошитых и пронумерованных листов внесена в строку количества листов внутренней описи).

По итогам проверок нотариусов, проведенных Управлением совместно с НПРА в 2017 году, решением заседания членов Правления НПРА,  2 нотариуса Республики Алтай привлечены к дисциплинарной ответственности в виде выговора в соответствии с Кодексом профессиональной этики нотариусов.

 

 

 

Начальник отдела                                                                                 О.В. Пилипчук

 

 

28 декабря 2017 года
Нашли ошибку на сайте? Выделите ее и нажмите Ctrl + Enter
Будет отправлен следующий текст:
Можете добавить свой комментарий (не обязательно).